Googleカレンダーと連携してスケジュール運用をもっとラクに Simplify schedule management with Google Calendar integration
店舗やイベントを運営される事業主様においては、営業時間や診療時間・イベント日程・スタッフのシフトなど、日々のスケジュール管理に負担を感じているご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
このような背景から、WEBサイトにカレンダーを組み込んでいるケースも少なくありません。しかし、こうした情報を都度手作業で反映させるのは、運用担当者にとって負担がかかるうえ、更新ミスが発生するリスクも否めません。
そこで、もっと効率化できる手段としてGoogleカレンダーとの連携をおすすめしています。
Googleカレンダーは無料で利用できるツール、かつWEBサイトと連動させることで、社内や院内で管理しているスケジュールが自動的に反映されるため、突発的な休診・臨時休業、担当者の変更などが生じたとしても、迅速に対応することが可能となります。
本記事では、Googleカレンダーの基本設定からWEBサイトとの連携手順までをわかりやすく解説いたします。
なぜGoogleカレンダーとの連携が有効なのか？
日頃からGoogleカレンダーでスケジュールを管理されている方も多いのではないでしょうか。特に、交代勤務の多い職場や、医療現場で非常勤スタッフが勤務する場合などは、出勤予定を一元的に把握するうえで非常に便利なツールです。
サイト更新の手間を大幅に削減できる
定期的に更新が必要なスタッフの勤務表や、イベントの開催日時などは、社内・院内のスケジュールだけでなく、WEBサイトへ反映しなければなりません。
その都度、制作会社へ依頼したり、サイトの管理画面から更新したりと、内容を修正するのは時間と手間がかかります。
Googleカレンダーを導入することで、カレンダー上に変更内容を直接入力するだけで自動的にWEBサイトに表示されるようになります。
Googleカレンダーの準備とWEBサイトへの埋め込み手順Googleカレンダーの準備と
WEBサイトへの埋め込み手順
【Googleアカウントをお持ちでない方】
Googleカレンダーを使用するためには、Googleアカウントが必須となります。もしGoogleアカウントをまだお持ちでない場合は、以下の手順でアカウントを作成しましょう。
1．Googleアカウントの作成
②氏名、基本情報、電話番号などの入力やパスワードを設定して、アカウントを作成します。
③作成が完了したら、【Googleアカウントをお持ちの方】の手順へ進んでください。
【Googleアカウントをお持ちの方】
①Googleカレンダーへアクセスします。
https://calendar.google.com/calendar/u/0/r②新しいカレンダーの作成準備と設定画面への移動
ログイン後、新しいカレンダーを作成するための設定に進みます。
Googleカレンダーにログインして、画面の右上にある「歯車アイコン」（設定ボタン）をクリックしてください。クリックするとメニューが表示されるので、その中から「設定」という項目を選びます。
③新規カレンダーの追加手順
設定画面に入ったら、左側に表示される各種設定カテゴリーの中から、「カレンダーを追加」という項目を見つけます。その項目を展開すると、「新しいカレンダーを作成」という選択肢が表示されますので、クリックしてください。
④カレンダーの名称と説明の入力
次に、作成するカレンダーの名前と説明を設定します。
新しいカレンダーの作成画面では、以下の情報を入力します。
- カレンダーの名称
ユーザーがWEBサイトでカレンダーを閲覧する際に表示されものです。例えば、「担当医表」や「〇〇イベントスケジュール」など、用途が明確に伝わる具体的な名称を設定することを推奨します。
- 説明
カレンダーの内容や目的について、必要に応じて補足情報を記載できます。
これらの情報を入力し終えたら、画面下部にある「カレンダーを作成」ボタンをクリックして、カレンダーを生成します。⑤「予定のアクセス権限」の公開設定
カレンダーが作成されると、Googleカレンダーの設定画面左側のカレンダーリストに、カレンダーが追加されているのが確認できます。新しく追加されたカレンダーをクリックして、詳細設定画面を開いてください。
※ポイント※
ここで、最も重要な設定となるのが「予定のアクセス権限」の変更です。
この設定を行わないと、WEBサイトと連携させてもユーザーが閲覧できませんので要注意です。
新しいカレンダーの設定画面内で、「予定のアクセス権限」というセクションを探します。
その中にある「一般公開して誰でも利用できるようにする」というチェックボックスに、必ずチェックを入れてください。
チェックを入れると、通常は「カレンダーを一般公開してもよろしいですか？」といった内容の確認メッセージが表示されます。
内容をご確認の上、問題がなければ「OK」ボタンを押して確定します。
⑥WEBサイトへの埋め込み
Googleカレンダーの設定が完了したら、WEBサイトへの埋め込み作業に移ります。
カレンダーの「設定と共有」を開き、「カレンダーの統合」から「埋め込みコード（iframe）」をコピーします。このコードをホームページに実装すれば完了です。
他にも使える！Googleカレンダーのメリット
SNSアカウントとの連携
前述の手順で「一般公開」に設定したGoogleカレンダーのURLを、Instagramのプロフィール欄や、LINE公式アカウントのメッセージ内に掲載することで、ユーザーにスケジュールを共有することが可能です。
特にLINE予約を導入している企業様・医療機関が増えてきており、SNSアカウントの開設が当たり前になっている今、WEBサイトだけでなくSNS上での情報発信に多くの時間を割かれているご担当者様も少なくありません。
イベントや講座、セミナー、ワークショップなどを開催している事業者様にとっても、告知・周知の手段として非常に効果的でしょう。Googleビジネスプロフィールとの連携
Googleカレンダーで管理している営業日やイベント情報、臨時休業などの予定をGoogleビジネスプロフィールにも反映することで、Google検索結果やGoogleマップ上に最新の営業情報を表示することができます。
※Googleビジネスプロフィールの登録方法は、過去のトピックスでご紹介しています。
https://www.u-active.jp/topics/6840/
Text まとめ
日々の業務に追われるなか、WEBサイトのスケジュールを最新情報に更新し続けるのは、容易ではありません。
特に、スタッフのシフトやイベント開催日、臨時の休業など、頻繁な変更がある業種では更新作業が煩雑になりがちです。こうした課題に対して有効なのが、GoogleカレンダーとWEBサイトを連携させる方法です。社内で管理している予定をサイト上にも自動で反映できるため、情報の一元化と更新の効率化が図れます。
さらに、Googleカレンダーの情報はSNSやGoogleビジネスプロフィールとも連動可能なため、ユーザーへの情報発信手段としても活用の幅が広がります。営業時間や診療予定の管理に負担を感じている方は、この機会にGoogleカレンダーの導入をぜひご検討ください。
